Das System hat unsere Erwartungen bei Weitem übertroffen!

Frank Schmittat - CEO Medienreich Computertrainings

Unsere Online Seminarverwaltung ist bereits seit 2012 erfolgreich im Einsatz

Seit 2012 befindet sich die webbasierte Seminarverwaltung bei Medienreich Computertrainings im Produktivbetrieb. Mit der Einführung des Systems konnte das Unternehmen aus Bielefeld die internen Prozesse erheblich optimieren, Kosten reduzieren und den Absatz steigern. Seitdem wurde und wird das System kontinuierlich verbessert und erweitert.

Online Schulungsverwaltung - Individuelles CRM, ERP, Datev, Mail-Client, Trainerverwaltung, Raumverwaltung, Reporting, etc.

Unsere Online Schulungsverwaltung besticht durch eine Vielzahl an Modulen, die alle Abteilungen mit einbindet und so den Workflow von der initialen Erstellung einer Schulung, über deren Planung, Veröffentlichung, Durchführung, Bewertung und Abrechnung vollumfänglich unterstützt. Folgende Module sind in unserer Online Seminarverwaltung bereits enthalten:

Veranstaltungsplanung

Das Herzstück unserer webbasierten Lösung für die Verwaltung von Seminaren ist die Veranstaltungsplanung. Da ein Training ohne eine bestimmte Teilnehmeranzahl seinen Deckungsbeitrag nicht erreichen wird, wird es zunächst als "virtuelles Training" betrachtet. Erst wenn der Deckungsbeitrag erreicht wurde, ändert sich der Status von virtuell zu real. Dieser Prozess läuft für die Interessenten bzw. Teilnehmer völlig unsichtbar ab.

Vollintegrierter E-Mail Client

Die Schulungsverwaltung enthält einen vollwertigen Webmail Client. Sämtliche E-Mails laufen daher direkt im System ein und nicht daran vorbei. Verteilte Systeme gehören damit der Vergangenheit an. Der E-Mail Client bildet damit auch eine wesentliche Säule für das Modul Kommunikationshistorie. Sicherlich bietet ein E-Mail Client wie z.B. Outlook noch mehr E-Mail Funktionalitäten, allerdings ist fraglich, ob diese tatsächlich benötigt werden. Für den Prozess der Schulungsverwaltung bietet unser Webmail-Client alle erdenklichen Funktionalitäten ohne dabei unnötig Overhead zu erzeugen.

Trainerportal

Über einen separaten Login können sich Trainer in der Online Trainingsverwaltung registrieren und anmelden. Im Gegensatz zu anderen Lösungen machen die potenziellen Trainer jedoch keine Angaben zu ihren (Soft-) Skills (Thema - Schwierigkeitsgrad) im klassischen Sinne, sondern geben gezielt an, welche Schulungen sie aus dem Schulungspool übernehmen können (z.B. TYPO3 Extensionsentwicklung). Die genauen Anforderungen einer Schulung werden dabei aus dem ERP Modul geladen. Ebenfalls können die Trainer über das Trainerportal ihre Rechnungen versenden und ihre Bewertungen bzw. bereits abgehaltenen Trainings einsehen.

Raumverwaltung

Die für die Durchführung von Schulungen benötigten Räume können im Modul Raumverwaltung verwaltet werden. Das Modul gibt Auskunft über Verfügbarkeit, Kapazität, Ausstattung, Kosten, Hotelempfehlungen, Catering, Bilder Ansprechpartner und Lage der jeweiligen Schulungsräume. Für die Planung von Schulungen kann ein Mitarbeiter auf die Raumverwaltung Zugriff nehmen, um so den idealen Schulungsraum zu finden. Bei der Zuweisung werden die Kosten für die Berechnung des Deckungsbeitrags berücksichtigt. 

Messenger

Alle Mitarbeiter erhalten über das System einen Zugang zum internen Messenger. Dieser kann dazu genutzt werden, Verfügbarkeiten oder Abwesenheiten zu signalisieren. Darüber hinaus lassen sich hierüber Kurzmitteilungen versenden, die wiederum in der Kommunikationshistorie erfasst werden. 

Kommunikationshistorie

Jeder im System erfasste Kontakt besitzt eine eigene Kommunikationshistorie, in der alle Aktivitäten, die mit diesem Kontakt in Zusammenhang stehen, übersichtlich aufgelistet werden. Dies reicht von einfachen, von Hand angelegten Notizen über E-Mails, Telefonanrufe und Chat-Protokolle bis hin zu Rechnungen. Über entsprechende Verlinkungen kann man aus der Kommunikationshistorie heraus direkt in die anderen Module - wie etwa den Web Mail Client oder das Rechnungswesen - springen.

Kontakte

Über das Modul Kontakte lässt sich eine vollständige Adressdatenbank all Ihrer Firmenkontakte anlegen - ob Kunden, Lieferanten, Trainer oder sonstige Geschäftspartner - alles lässt sich hier übersichtlich und in Kategorien eingeteilt verwalten. Für einen Kontakt lassen sich dabei mehrere Adressdatensätze, wie Bankverbindungen und weitere Informationen, erfassen. Zwischen Kontakten lassen sich frei definierbare Kontakt- oder auch Firmenrelationen erstellen wie etwa "ist Mitarbeiter von" oder "hat geworben" oder "Tochterunternehmen von". Durch eine TAPI Schnittstelle lässt sich das automatische Aufrufen des passenden Kontaktes zu einem eingehenden Anruf oder das direkte Anwählen aus dem System heraus realisieren.

Datev / Finanzbuchhaltung

Das Modul Rechnungswesen verfügt über eine Datev Import/Export Schnittstelle. Mit dieser lassen sich im System erfasste, eingehende Rechnungen verbunden mit Bankverbindungen aus dem Modul Kontakte nach Datev übertragen und somit leicht Zahlungen ausführen. Umgekehrt können über Datev auf den Konten eingegangene Zahlungen ins System importiert werden. Das System schlägt basierend auf dem Verwendungszweck einer eingegangenen Zahlung, passende offene Rechnungen vor, so dass die Buchhaltung die Zahlungen leicht zuordnen und mit den Rechnungen verrechnen kann.

Berichte / Reporting

Im Modul Berichte lassen sich beliebige statistische Informationen aus dem System abrufen. Hierzu wird zunächst eine Berichtsvorlage erstellt, deren Grundlage eine SQL-Anweisung bildet, welche die benötigten Informationen aus der Datenbank sammelt. Dabei können auch entsprechende Platzhalter definiert werden, die bei der späteren Generierung des Berichts individuell gesetzt werden können. Müssen die Daten darüber hinaus in einer Form aufbereitet werden, welche eine SQL-Anweisung alleine nicht leisten kann, so lässt sich die Berichtsvorlage zu einem "Processor" (einer PHP Klasse), welche gegen ein entsprechendes Interface programmiert wurde, zuordnen. Schließlich wird basierend auf der Vorlage dann ein konkreter Bericht erstellt. Dies kann einmalig von Hand geschehen oder auch in bestimmten Zeitintervallen vollautomatisch. Generierte Berichte werden im System abgelegt und können jederzeit auch mehrfach abgerufen werden.

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